戰國策企業資訊入口網站
EIP hosting是一套功能強大Web-based的辦公室資訊協同平台,使用者可以在世界各地、不同的電腦上、透過瀏覽器使用。經由E I Ph o s t i n g平台,公司可以有效地發佈消息、達成員工之間的資料分享、傳遞簽核各類型表單、累積管理企業知識,以及完成大部份公司內部的作業。EIP hosting另一個設計重點在於它的權限控制及資料分享,簡單的設定,便可讓資料安全地傳遞到指定的群組或使用者。
戰國策企業資訊入口網站六大類功能特色
員工可以有效地記錄各種個人資料,並且作快速搜尋及權限控制分享。常用的工具包括使用電子郵件來收發郵件,在行事曆記錄每天的行程,在記事本記錄各工作任務的詳細內容。只要開啟個人首頁,便可以一覽所有的最新資訊。
企業內部資訊分享
所有的員工都可以透過EIP hosting來促進彼此之間的溝通,讓公司內部的資訊更快更有效的傳達給指定的員工。公司內部可以使用公告來發佈重要的訊息,同僚之間使用簡訊互相通信,主管秘書可以作開會通知,並且預約所需要的會議室及設備。
企業專案管理
專案經理可以管理各個大小專案,有效地控制專案時程和分派工作任務。新的任務將會出現在被指派人員之待辦事項中。所有的開會記錄、待辦記錄(階段性任務)、聯絡人、相關文件檔案都清楚地列出,並且可以快速地搜尋相關資料。
企業的知識管理員可以使用所見即所得編輯器,以圖文並茂方式呈現知識內容,並且附加相關的文件檔案。把各種知識文章分門別類,管理公司產品、服務或是企業文化的相關知識。全文關鍵字搜尋與文章的評分,可以有效地縮短員工尋找知識的時間。
電子表單簽核
主管與員工之間的正式文件,都可以經過電子表單的簽核流程作妥善的處理。從常用的行政表單,到跨部門的計劃與審批申請,都可以一層一層(串簽)地送到指定的主管,並且知會相關人員。最新的表單狀態與修改內容都會自動收錄在歷史記錄中。
EIP系統管理
系統管理員最關心的是如何維護一個運行中的系統, E I Phosting提供簡單易用的管理介面,讓管理者建立使用者帳號、設立群組、設定群組之間的資料分享、和觀察系統目前的使用狀況。另外還有線上備份與還原等強大的維護功能。
E I P – H o s t i n g企業資訊入口網站標準版
首頁
個人重要訊息提示。
首頁區塊呈現設定。
行事曆
提供日曆、週曆、月曆的方式來檢視行事曆。
可快速新增一個事項,事項名稱、日期、起迄時間、重要
性、事項的分享對象、事項的重覆設定及提醒功能。
可進行假日管理。
可分享給特定對象或群組,讓同步工作的成員們能得知大
家的最新行程。
主選單
可由管理後台依據企業需要,自行調整選單內容與名稱。
可指定允許打卡的網段區域。
並可提供管理人員匯出csv檔供查核。
其他選購功能
待辦事項
可當作企業內部的工作交辦追蹤使用。
每一個事項皆可設定指派人,系統會自動告知該指派人。
每一個事項皆可設定是否公開,設為公開,則公司的相關成員皆可看到該事項,或者設定為私人事項,否則除了自己,任何人皆無法看到私人事項的內容。
執行人員可針對所被分派的工作進行回應並記錄所花費之工時,管理者可以輕易瞭解工作進度通訊錄
管理客戶或朋友的聯絡資料,可以以 Outlook 匯入方式快速建立。
通訊錄資料可以搭配電子郵件快速存取聯絡人的電子郵件。
搭配簡訊模組(選購),發出手機的簡訊。(限台灣地區,需要申請手機簡訊門號)。
傳閱
提供訊息的交流與傳達,可運用於會議紀錄、團購、訂便當等。可將這份傳閱傳送給每名使用者,使用者可給予回應或投票。當傳閱結束,可以很快的知道回應結果。
備忘錄
記事本的功能,讓建立者記載各個工作事項,及其完成狀態。
使用者可以把每週的工作,記錄它的工作名稱、描述、開始/結束日期、規劃時間、目前完成度等;如果有相關的檔案,也可以附加一個或多個檔案。
投票
針對所有的企業員工,可以透過投票區來簡單設計各種意見收集。
公告
可針對組織內部全部人員發公告。
針對特定的受文對象來做特定部門的公告發表。
提供公告定期下架機制,當下架時間一到,公告將自動變為過期公告。
訊息收發
內部簡訊服務提供給各工作人員發送訊息的工具。訊息內容可以插入圖片或檔案。
訊息的收件者可以是個人或是整個部門的員工,可同時送電子郵件。申請簡訊門號後,可以使用簡訊模組發送手機簡訊。(限台灣地區)
電話紀錄
記錄使用者在接到客戶或其他人員來電時的回應狀況。
如果尋找的對象不在,代接人員可以新增一筆電話記錄,敘述本次電話對談內容與時間,通知執行者應回電,或其他相關事項,除了避免執行人員忘了回覆,也省略一般口頭指示與回報所花費的溝通時間。
檔案管理
提供員工網路硬碟空間。
建立部門資料夾,可以依據部門來設定,只有在權限允許的情況下例如該部門人員,才可以使用該檔案夾。
可將個人檔案在限定的時間內分享給他人。
檔案文件版本控管,不同版本文件可以追蹤留存。
其他選購功能
電子郵件
支援 IMAP POP3 電子郵件伺服器。
支援多國語言,並提供所見即所得編輯器撰寫文字格式豐富的電子郵件。
可同時收發多個電子郵件帳號。
可將電子郵件加入「知識庫」模組,加速知識的累積。
工作紀錄(選購)
提供企業內部員工將每日工作紀錄。
支援權限管控,對應之主管或人員可以看到部屬或相關人員之工作紀錄。
工作紀錄可以上傳檔案。可以篩選工作紀錄,並將資料匯出。
會議管理模組(選購)
可搭配待辦事項,行曆通訊錄、檔案管理模組使用。會議系統中擁有者與會議成員可以檢視的各項資訊,如進度、說明成員可利用此模組管理並監控會議的進行。
影音庫模組(選購)
適合企業團體活動影音分享或是可企業內部教育訓練或SOP製作成動畫提供同仁線上閱讀學習。
出勤紀錄(選購)
提供員工電子打卡。
支援選單權限群組管理。
可將外部網頁系統頁面連結,以開啟新視窗、取代目前視窗或是嵌入式視窗呈現。
資源預約(選購)
可自訂預約用品的類型例如會議室、投影機等,讓組織資源租借及共享更方便提供照片上傳功能,讓用品租借時能即時預覽到用品影像。
檢視租借狀況時提供租借者及日期、時段、聯絡電話及租借用途。
租借時間已被佔用,系統自動提醒該時段無法租借。
企業雲端手機版本
(選購)
可用在Android和IOS系統的瀏覽介面,讓您隨時掌握最新雲端辦公室大小事情。
專案管理(選購) P r o j e c t
專案管理
專案管理功能,有效地整合其它的功能模組(如待辦事項、行事曆、通訊錄等、文件資料),建立各種不分工作領域的專案。
可以設定專案經理與相關的專案團隊成員。
專案狀態可區分為規劃中、執行中、結案等不同狀態。
專案文件管理,可以依據不同的專案或非專案成員進行權限控管。
提供甘特圖檢視,可以快速了解專案進度。設定專案里程碑。
專案版本控管,讓專案經理可以一目暸然不同時期專案的變動。
知識管理(選購) K n o w l e d g e Ma n a g eme n t
知識庫
提供文章的新增、發佈、評分以及評論。
能夠連結其他知識庫文章或是外部網站,並且附加檔案。
所使用者有的操作有詳實的紀錄保留。
可將不同的知識領域定義分類。
提供知識的快速搜尋以及檢索。
可以設定權限,選擇特定群組可以檢視的知識庫內容。
電子相簿
電子相簿適合大量圖片的上傳與檢視,使用者可以將大量圖片打包Zip檔,上傳時系統會自動解壓縮檔案並製作成相簿。
提供自動播放模式,縮圖檢視模式,使用者可輕鬆的瀏覽或下載圖片。
電子表單系統(選購)Wo r k F l o w
電子簽核
用樹狀結構顯示簽核狀態,草稿、待簽核、簽核中、完成待存檔、知會、經手表單、已存檔。
提供簽核、會簽、知會、交辦、加會簽、傕簽、駁回、抽單等功能。
支援動態加會簽功能。
可設定代理簽核,顯示代理簽理及被代理簽核。
可選擇引用過往的簽文。
可附加檔案不限形式。
可做簽核常用片語設定。
表單設計
使用者可以透過編輯器自行設定所需的表單,提供HTML與From型式的表單。
表單設計支援MS Word 轉貼,進行欄位設計。
可設定表單的簽核流程,提供預設模式、自由模式、指定模式三種流程。
表單的簽核流程,可以同時有多組的預設流程,可依據不同的表單內容跑簽核。
可以設定表單簽核時,誰可以修改表單的內容,修改的內容可以作版本管控。
可以設定子表單,讓表單可以依據作業需求,讓簽核人員啓動對應的子表單。
可設定表單分類,根據分類,設定使用者存取分類的閱讀與管理權限。
可自行設定表單單號規則與表單主題規則,方便簽核人員辨識。
簽核統計
根據某張表單設計中, 各個欄位值的統計, 設定篩選條件,來算出總計或平均值。方便企業針對簽核後的表單進行報表製作。
API 系統整合介面
管理者可以透過表單設計的外部系統整合開啟表單 API功能,使得表單功能能同時與其他異質系統達到雙向溝通的整合能力,並大大優化表單使用上的空間與彈性。此功能可解決公司多系統資料庫資訊串聯的問題。
文件管理系統(選購) I S O
文件管理模組
提供完整文件管理生命週期紀錄(新增、改版、下架),並且提供安全機制(如線上瀏覽文件或下載需要經過簽核)以及多角度搜尋功能(文件屬性、全文檢索…等)。
人力資源管理系統(選購) H R
人力資源管理模組
人員資料管理、出缺勤管理(出差管理、加班管理、打卡管理、請假管理)、出缺勤電子簽核管理、薪資發佈管理
網路環境需求
固接式IP(實體IP) 、網址(Domain name)
伺服器最低建議規格
處理器:Dual-Core 3.0以上 記憶體:2GB以上 硬體:500G(SATA或SCSL介面)
其他:網路卡(100-100Base-T)、光碟機、鍵盤、滑鼠
系統特色 S y s t em F e a t u r e s
網路化(Web-Based)系統。
系統介面支援多國語言(繁、簡、英)
自訂功能選單、依據組織架構進行控管。
彈性權限控管:各模組可針對部門或是使用者進行資料的分享。
可以整合戰國策企業即時通訊系統與 ISO文件檔案管理系統、HR人力資源管理系統產品線。
可搭配Linux作業系統、My-SQL資料庫,不需額外購置,降低成本。
系統功能效益表
功能名稱 導入前 導入後
功能名稱 |
導入前 |
導入後 |
人資管理 |
1. 會計需要個別把薪資條列印出來 2. 請假流程需要親自跑每關的簽呈 3. 月底統計薪資與出勤花3天 |
1. 可以減省紙張且隱密性較高 2. 請假流程E化,無需一關一關的跑簽核流程 3. 統計薪資與出勤0.5天 |
行事曆 |
1. 業務人員自行安排行程,主管無法掌握行蹤 2. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道 |
1. 顏色依事件區分、可夾帶附件 2. 提醒重覆的行程及查詢時間空檔 3. 分享行事曆,主管看到組員的行程 4. 電子郵件及系統訊息提醒 |
公告 |
1. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道 2. 紙張通知無法確認時效性,過往公告無法備份 3. 活動下架,員工沒注意到,造成訊息錯亂 |
1. 多媒體式公告,可放影片及圖片 2. 資料夾分權限、可夾帶附件、可經過審核後發佈 3. 狀態:立即發佈、草稿、已下架、指定時間 |
待辦事項 |
1. 口頭交辦,員工常常會忘記或疏忽 2. 主管無法掌握事情進度 3. Email交辦,常有漏信狀況或信件太多,查詢不易 |
1. 主管可清楚知道同仁事情的進度增加執行力 2. 清楚每個人回覆狀況及查看夾帶檔案 3. 人員指派才能看到此待辦,有權限劃分 4. 延遲日期主動提醒待辦所有人 |
電子簽核 |
1. 多花一個人力跑公文傳遞 2. 不同簽核流程易造成人員跑錯或簽核卡關累積太久 3. 無法得知目前處理者和處理狀況,當主管請假,事情就被迫 延後處理 |
1. 公文分類狀態,可設定代理人 2. 所有表單e化 ,方便雲端查詢,以及簽核處理狀況 3. 表單有提供計算式,方便統計 4. 內容有錯主管可做修改,系統會自動保留版本 5. 清楚知道簽核流程及每一個關卡停留時間 6. 節省紙張存放的儲存空間及遺失風險 |
表單設計 |
完全手寫,耗時又無法統一 |
1. 表單設計的欄位和word編輯器相似,方便上手 2. word內容複製貼上,讓同仁用原本熟悉的表單 3. 簽核流程設計:可設定條件跑多種不同流程關卡 |
簽核統計 |
1. 人工計算,花費人力成本 2. 人工計算容易出錯 |
1. 顯示的欄位可以自行設計 2. 表單月結統計ex:請假單、請款單、部門零用金 |
專案管理 |
1. 無法隨時掌握每個專案進度 2. 人工統計結案浪費時間 |
1. 甘特圖自動化,掌握專案進度且可和先前進度比較 2. 甘特圖可以直接與待辦事項做結合 3. 里程碑檢核點,確保專案順利進行,不延遲 |
知識庫 |
1. 教育訓練教材隨處放,無統整與規劃 2. 查詢資料花費很多時間 |
1. 訓練教材整齊,新人上手時間縮短為一天 2. 全文檢索搜尋節省10倍時間 |
手機行動版本 |
1. 僅能在辦公室工作 |
1. 隨時隨地行動辦公,增加執行力! |