戰國策企業資訊入口網站

EIP hosting是一套功能強大Web-based的辦公室資訊協同平台,使用者可以在世界各地、不同的電腦上、透過瀏覽器使用。經由E I Ph o s t i n g平台,公司可以有效地發佈消息、達成員工之間的資料分享、傳遞簽核各類型表單、累積管理企業知識,以及完成大部份公司內部的作業。EIP hosting另一個設計重點在於它的權限控制及資料分享,簡單的設定,便可讓資料安全地傳遞到指定的群組或使用者。

戰國策企業資訊入口網站六大類功能特色

  • 個人工作區

員工可以有效地記錄各種個人資料,並且作快速搜尋及權限控制分享。常用的工具包括使用電子郵件來收發郵件,在行事曆記錄每天的行程,在記事本記錄各工作任務的詳細內容。只要開啟個人首頁,便可以一覽所有的最新資訊。

  • 企業內部資訊分享

所有的員工都可以透過EIP hosting來促進彼此之間的溝通,讓公司內部的資訊更快更有效的傳達給指定的員工。公司內部可以使用公告來發佈重要的訊息,同僚之間使用簡訊互相通信,主管秘書可以作開會通知,並且預約所需要的會議室及設備。

  • 企業專案管理

專案經理可以管理各個大小專案,有效地控制專案時程和分派工作任務。新的任務將會出現在被指派人員之待辦事項中。所有的開會記錄、待辦記錄(階段性任務)、聯絡人、相關文件檔案都清楚地列出,並且可以快速地搜尋相關資料。

  • 企業知識管理

企業的知識管理員可以使用所見即所得編輯器,以圖文並茂方式呈現知識內容,並且附加相關的文件檔案。把各種知識文章分門別類,管理公司產品、服務或是企業文化的相關知識。全文關鍵字搜尋與文章的評分,可以有效地縮短員工尋找知識的時間。

  • 電子表單簽核

主管與員工之間的正式文件,都可以經過電子表單的簽核流程作妥善的處理。從常用的行政表單,到跨部門的計劃與審批申請,都可以一層一層(串簽)地送到指定的主管,並且知會相關人員。最新的表單狀態與修改內容都會自動收錄在歷史記錄中。

  • EIP系統管理

系統管理員最關心的是如何維護一個運行中的系統, E I Phosting提供簡單易用的管理介面,讓管理者建立使用者帳號、設立群組、設定群組之間的資料分享、和觀察系統目前的使用狀況。另外還有線上備份與還原等強大的維護功能。

E I P – H o s t i n g企業資訊入口網站標準版

首頁

個人重要訊息提示。

首頁區塊呈現設定。

行事曆

提供日曆、週曆、月曆的方式來檢視行事曆。

可快速新增一個事項,事項名稱、日期、起迄時間、重要

性、事項的分享對象、事項的重覆設定及提醒功能。

可進行假日管理。

可分享給特定對象或群組,讓同步工作的成員們能得知大

家的最新行程。

主選單

可由管理後台依據企業需要,自行調整選單內容與名稱。

可指定允許打卡的網段區域。

並可提供管理人員匯出csv檔供查核。

其他選購功能

待辦事項

可當作企業內部的工作交辦追蹤使用。

每一個事項皆可設定指派人,系統會自動告知該指派人。

每一個事項皆可設定是否公開,設為公開,則公司的相關成員皆可看到該事項,或者設定為私人事項,否則除了自己,任何人皆無法看到私人事項的內容。

執行人員可針對所被分派的工作進行回應並記錄所花費之工時,管理者可以輕易瞭解工作進度通訊錄

管理客戶或朋友的聯絡資料,可以以 Outlook 匯入方式快速建立。

通訊錄資料可以搭配電子郵件快速存取聯絡人的電子郵件。

搭配簡訊模組(選購),發出手機的簡訊。(限台灣地區,需要申請手機簡訊門號)

傳閱

提供訊息的交流與傳達,可運用於會議紀錄、團購、訂便當等。可將這份傳閱傳送給每名使用者,使用者可給予回應或投票。當傳閱結束,可以很快的知道回應結果。

備忘錄

記事本的功能,讓建立者記載各個工作事項,及其完成狀態。

使用者可以把每週的工作,記錄它的工作名稱、描述、開始/結束日期、規劃時間、目前完成度等;如果有相關的檔案,也可以附加一個或多個檔案。

投票

針對所有的企業員工,可以透過投票區來簡單設計各種意見收集。

公告

可針對組織內部全部人員發公告。

針對特定的受文對象來做特定部門的公告發表。

提供公告定期下架機制,當下架時間一到,公告將自動變為過期公告。

訊息收發

內部簡訊服務提供給各工作人員發送訊息的工具。訊息內容可以插入圖片或檔案。

訊息的收件者可以是個人或是整個部門的員工,可同時送電子郵件。申請簡訊門號後,可以使用簡訊模組發送手機簡訊。(限台灣地區)

電話紀錄

記錄使用者在接到客戶或其他人員來電時的回應狀況。

如果尋找的對象不在,代接人員可以新增一筆電話記錄,敘述本次電話對談內容與時間,通知執行者應回電,或其他相關事項,除了避免執行人員忘了回覆,也省略一般口頭指示與回報所花費的溝通時間。

檔案管理

提供員工網路硬碟空間。

建立部門資料夾,可以依據部門來設定,只有在權限允許的情況下例如該部門人員,才可以使用該檔案夾。

可將個人檔案在限定的時間內分享給他人。

檔案文件版本控管,不同版本文件可以追蹤留存。

其他選購功能

電子郵件

支援 IMAP POP3 電子郵件伺服器。

支援多國語言,並提供所見即所得編輯器撰寫文字格式豐富的電子郵件。

可同時收發多個電子郵件帳號。

可將電子郵件加入「知識庫」模組,加速知識的累積。

工作紀錄(選購)

提供企業內部員工將每日工作紀錄。

支援權限管控,對應之主管或人員可以看到部屬或相關人員之工作紀錄。

工作紀錄可以上傳檔案。可以篩選工作紀錄,並將資料匯出。

會議管理模組(選購)

可搭配待辦事項,行曆通訊錄、檔案管理模組使用。會議系統中擁有者與會議成員可以檢視的各項資訊,如進度、說明成員可利用此模組管理並監控會議的進行。

影音庫模組(選購)

適合企業團體活動影音分享或是可企業內部教育訓練或SOP製作成動畫提供同仁線上閱讀學習。

出勤紀錄(選購)

提供員工電子打卡。

支援選單權限群組管理。

可將外部網頁系統頁面連結,以開啟新視窗、取代目前視窗或是嵌入式視窗呈現。

資源預約(選購)

可自訂預約用品的類型例如會議室、投影機等,讓組織資源租借及共享更方便提供照片上傳功能,讓用品租借時能即時預覽到用品影像。

檢視租借狀況時提供租借者及日期、時段、聯絡電話及租借用途。

租借時間已被佔用,系統自動提醒該時段無法租借。

企業雲端手機版本

(選購)

可用在AndroidIOS系統的瀏覽介面,讓您隨時掌握最新雲端辦公室大小事情。

專案管理(選購) P r o j e c t

專案管理

專案管理功能,有效地整合其它的功能模組(如待辦事項、行事曆、通訊錄等、文件資料),建立各種不分工作領域的專案。

可以設定專案經理與相關的專案團隊成員。

專案狀態可區分為規劃中、執行中、結案等不同狀態。

專案文件管理,可以依據不同的專案或非專案成員進行權限控管。

提供甘特圖檢視,可以快速了解專案進度。設定專案里程碑。

專案版本控管,讓專案經理可以一目暸然不同時期專案的變動。

知識管理(選購) K n o w l e d g e Ma n a g eme n t

知識庫

提供文章的新增、發佈、評分以及評論。

能夠連結其他知識庫文章或是外部網站,並且附加檔案。

所使用者有的操作有詳實的紀錄保留。

可將不同的知識領域定義分類。

提供知識的快速搜尋以及檢索。

可以設定權限,選擇特定群組可以檢視的知識庫內容。

電子相簿

電子相簿適合大量圖片的上傳與檢視,使用者可以將大量圖片打包Zip檔,上傳時系統會自動解壓縮檔案並製作成相簿。

提供自動播放模式,縮圖檢視模式,使用者可輕鬆的瀏覽或下載圖片。

子表單系統(選購)Wo r k F l o w

電子簽核

用樹狀結構顯示簽核狀態,草稿、待簽核、簽核中、完成待存檔、知會、經手表單、已存檔。

提供簽核、會簽、知會、交辦、加會簽、傕簽、駁回、抽單等功能。

支援動態加會簽功能。

設定代理簽核,顯示代理簽理及被代理簽核。

可選擇引用過往的簽文。

可附加檔案不限形式。

可做簽核常用片語設定。

表單設計

使用者可以透過編輯器自行設定所需的表單,提供HTMLFrom型式的表單。

表單設計支援MS Word 轉貼,進行欄位設計。

可設定表單的簽核流程,提供預設模式、自由模式、指定模式三種流程。

表單的簽核流程,可以同時有多組的預設流程,可依據不同的表單內容跑簽核。

可以設定表單簽核時,誰可以修改表單的內容,修改的內容可以作版本管控。

可以設定子表單,讓表單可以依據作業需求,讓簽核人員動對應的子表單。

可設定表單分類,根據分類,設定使用者存取分類的閱讀與管理權限。

自行設定表單單號規則與表單主題規則,方便簽核人員辨識。

簽核統計

根據某張表單設計中, 各個欄位值的統計, 設定篩選條件,來算出總計或平均值。方便企業針對簽核後的表單進行報表製作。

API 系統整合介面

管理者可以透過表單設計的外部系統整合開啟表單 API功能,使得表單功能能同時與其他異質系統達到雙向溝通的整合能力,並大大優化表單使用上的空間與彈性。此功能可解決公司多系統資料庫資訊串聯的問題。

文件管理系統(選購) I S O

文件管理模組

提供完整文件管理生命週期紀錄(新增、改版、下架),並且提供安全機制(如線上瀏覽文件或下載需要經過簽核)以及多角度搜尋功能(文件屬性、全文檢索…等)

力資源管理系統(選購) H R

人力資源管理模組

人員資料管理、出缺勤管理(出差管理、加班管理、打卡管理、請假管理)、出缺勤電子簽核管理、薪資發佈管理

網路環境需求

固接式IP(實體IP) 、網址(Domain name)

伺服器最低建議規格

處理器:Dual-Core 3.0以上 記憶體:2GB以上 硬體:500G(SATASCSL介面)

其他:網路卡(100-100Base-T)、光碟機、鍵盤、滑鼠

系統特色 S y s t em F e a t u r e s

網路化(Web-Based)系統。

系統介面支援多國語言(繁、簡、英)

自訂功能選單、依據組織架構進行控管。

彈性權限控管:各模組可針對部門或是使用者進行資料的分享。

可以整合戰國策企業即時通訊系統與 ISO文件檔案管理系統、HR人力資源管理系統產品線。

可搭配Linux作業系統、My-SQL資料庫,不需額外購置,降低成本。

統功能效益表

功能名稱 導入前 導入後

功能名稱

導入前

導入後

人資管理

1. 會計需要個別把薪資條列印出來

2. 請假流程需要親自跑每關的簽呈

3. 月底統計薪資與出勤花3

1. 可以減省紙張且隱密性較高

2. 請假流程E化,無需一關一關的跑簽核流程

3. 統計薪資與出勤0.5

行事曆

1. 業務人員自行安排行程,主管無法掌握行蹤

2. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道

1. 顏色依事件區分、可夾帶附件

2. 提醒重覆的行程及查詢時間空檔

3. 分享行事曆,主管看到組員的行程

4. 電子郵件及系統訊息提醒

公告

1. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道

2. 紙張通知無法確認時效性,過往公告無法備份

3. 活動下架,員工沒注意到,造成訊息錯亂

1. 多媒體式公告,可放影片及圖片

2. 資料夾分權限、可夾帶附件、可經過審核後發佈

3. 狀態:立即發佈、草稿、已下架、指定時間

待辦事項

1. 口頭交辦,員工常常會忘記或疏忽

2. 主管無法掌握事情進度

3. Email交辦,常有漏信狀況或信件太多,查詢不易

1. 主管可清楚知道同仁事情的進度增加執行力

2. 清楚每個人回覆狀況及查看夾帶檔案

3. 人員指派才能看到此待辦,有權限劃分

4. 延遲日期主動提醒待辦所有人

電子簽核

1. 多花一個人力跑公文傳遞

2. 不同簽核流程易造成人員跑錯或簽核卡關累積太久

3. 無法得知目前處理者和處理狀況,當主管請假,事情就被迫

延後處理

1. 公文分類狀態,可設定代理人

2. 所有表單e化 ,方便雲端查詢,以及簽核處理狀況

3. 表單有提供計算式,方便統計

4. 內容有錯主管可做修改,系統會自動保留版本

5. 清楚知道簽核流程及每一個關卡停留時間

6. 節省紙張存放的儲存空間及遺失風險

表單設計

完全手寫,耗時又無法統一

1. 表單設計的欄位和word編輯器相似,方便上手

2. word內容複製貼上,讓同仁用原本熟悉的表單

3. 簽核流程設計:可設定條件跑多種不同流程關卡

簽核統計

1. 人工計算,花費人力成本

2. 人工計算容易出錯

1. 顯示的欄位可以自行設計

2. 表單月結統計ex:請假單、請款單、部門零用金

專案管理

1. 無法隨時掌握每個專案進度

2. 人工統計結案浪費時間

1. 甘特圖自動化,掌握專案進度且可和先前進度比較

2. 甘特圖可以直接與待辦事項做結合

3. 里程碑檢核點,確保專案順利進行,不延遲

知識庫

1. 教育訓練教材隨處放,無統整與規劃

2. 查詢資料花費很多時間

1. 訓練教材整齊,新人上手時間縮短為一天

2. 全文檢索搜尋節省10倍時間

手機行動版本

1. 僅能在辦公室工作

1. 隨時隨地行動辦公,增加執行力!

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