EIP 企業入口網站是一套功能強大Web-based的辦公室資訊協同平台,使用者可以在世界各地、不同的電腦上、透過瀏覽器使用。經由EIP 企業入口網站平台,公司可以有效地發佈消息、達成員工之間的資料分享、傳遞簽核各類型表單、累積管理企業知識,以及完成大部份公司內部的作業。EIP 企業入口網站另一個功能在於它的權限控制及資料分享,簡單的設定,便可讓資料安全地傳遞到指定的群組或使用者。
員工可以有效地記錄各種個人資料,並且作快速搜尋及權限控制分享。常用的工具包括使用電子郵件來收發郵件,在行事曆記錄每天的行程,在記事本記錄各工作任務的詳細內容。只要開啟個人首頁,便可以一覽所有的最新資訊。
所有的員工都可以透過EIP來促進彼此之間的溝通,讓公司內部的資訊更快更有效的傳達給指定的員工。公司內部可以使用公告來發佈重要的訊息,同僚之間使用簡訊互相通信,主管秘書可以作開會通知,並且預約所需要的會議室及設備。
專案經理可以管理各個大小專案,有效地控制專案時程和分派工作任務。新的任務將會出現在被指派人員之待辦事項中。所有的開會記錄、待辦記錄(階段性任務)、聯絡人、相關文件檔案都清楚地列出,並且可以快速地搜尋相關資料。
企業的知識管理員可以使用所見即所得編輯器,以圖文並茂方式呈現知識內容,並且附加相關的文件檔案。把各種知識文章分門別類,管理公司產品、服務或是企業文化的相關知識。全文關鍵字搜尋與文章的評分,可以有效地縮短員工尋找知識的時間。
主管與員工之間的正式文件,都可以經過電子表單的簽核流程作妥善的處理。從常用的行政表單,到跨部門的計劃與審批申請,都可以一層一層(串簽)地送到指定的主管,並且知會相關人員。最新的表單狀態與修改內容都會自動收錄在歷史記錄中。
系統管理員最關心的是如何維護一個運行中的系統, EIP提供簡單易用的管理介面,讓管理者建立使用者帳號、設立群組、設定群組之間的資料分享、和觀察系統目前的使用狀況。另外還有線上備份與還原等強大的維護功能。
首頁
行事曆
主選單
待辦事項
傳閱
提供訊息的交流與傳達,可運用於會議紀錄、團購、訂便當等。可將這份傳閱傳送給每名使用者,使用者可給予回應或投票。當傳閱結束,可以很快的知道回應結果。
備忘錄
投票
針對所有的企業員工,可以透過投票區來簡單設計各種意見收集。
公告
訊息收發
電話紀錄
檔案管理
電子郵件
工作紀錄(選購)
會議管理模組(選購)
可搭配待辦事項,行曆通訊錄、檔案管理模組使用。會議系統中擁有者與會議成員可以檢視的各項資訊,如進度、說明成員可利用此模組管理並監控會議的進行。
影音庫模組(選購)
適合企業團體活動影音分享或是可企業內部教育訓練或SOP製作成動畫提供同仁線上閱讀學習。
出勤紀錄(選購)
資源預約(選購)
企業雲端手機版本(選購)
可用在Android和IOS系統的瀏覽介面,讓您隨時掌握最新雲端辦公室大小事情。
專案管理(選購) Project
知識管理(選購) Knowledge Management
電子相簿
電子表單系統(選購)WorkFlow
表單設計
簽核統計
根據某張表單設計中, 各個欄位值的統計, 設定篩選條件,來算出總計或平均值。方便企業針對簽核後的表單進行報表製作。
API 系統整合介面
管理者可以透過表單設計的外部系統整合開啟表單 API功能,使得表單功能能同時與其他異質系統達到雙向溝通的整合能力,並大大優化表單使用上的空間與彈性。此功能可解決公司多系統資料庫資訊串聯的問題。
文件管理系統(選購) ISO
人力資源管理系統(選購) HR
網路環境需求
系統特色 System Features
功能名稱 | 導入前 | 導入後 |
人資管理 | 1. 會計需要個別把薪資條列印出來 2. 請假流程需要親自跑每關的簽呈 3. 月底統計薪資與出勤花3天 | 1. 可以減省紙張且隱密性較高 2. 請假流程E化,無需一關一關的跑簽核流程 3. 統計薪資與出勤0.5天 |
行事曆 | 1. 業務人員自行安排行程,主管無法掌握行蹤 2. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道 | 1. 顏色依事件區分、可夾帶附件 2. 提醒重覆的行程及查詢時間空檔 3. 分享行事曆,主管看到組員的行程 4. 電子郵件及系統訊息提醒 |
公告 | 1. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道 2. 紙張通知無法確認時效性,過往公告無法備份 3. 活動下架,員工沒注意到,造成訊息錯亂 | 1. 多媒體式公告,可放影片及圖片 2. 資料夾分權限、可夾帶附件、可經過審核後發佈 3. 狀態:立即發佈、草稿、已下架、指定時間 |
待辦事項 | 1. 口頭交辦,員工常常會忘記或疏忽 2. 主管無法掌握事情進度 3. Email交辦,常有漏信狀況或信件太多,查詢不易 | 1. 主管可清楚知道同仁事情的進度增加執行力 2. 清楚每個人回覆狀況及查看夾帶檔案 3. 人員指派才能看到此待辦,有權限劃分 4. 延遲日期主動提醒待辦所有人 |
電子簽核 | 1. 多花一個人力跑公文傳遞 2. 不同簽核流程易造成人員跑錯或簽核卡關累積太久 3. 無法得知目前處理者和處理狀況,當主管請假,事情就被迫 延後處理 | 1. 公文分類狀態,可設定代理人 2. 所有表單e化 ,方便雲端查詢,以及簽核處理狀況 3. 表單有提供計算式,方便統計 4. 內容有錯主管可做修改,系統會自動保留版本 5. 清楚知道簽核流程及每一個關卡停留時間 6. 節省紙張存放的儲存空間及遺失風險 |
表單設計 | 完全手寫,耗時又無法統一 | 1. 表單設計的欄位和word編輯器相似,方便上手 2. word內容複製貼上,讓同仁用原本熟悉的表單 3. 簽核流程設計:可設定條件跑多種不同流程關卡 |
簽核統計 | 1. 人工計算,花費人力成本 2. 人工計算容易出錯 | 1. 顯示的欄位可以自行設計 2. 表單月結統計ex:請假單、請款單、部門零用金 |
專案管理 | 1. 無法隨時掌握每個專案進度 2. 人工統計結案浪費時間 | 1. 甘特圖自動化,掌握專案進度且可和先前進度比較 2. 甘特圖可以直接與待辦事項做結合 3. 里程碑檢核點,確保專案順利進行,不延遲 |
知識庫 | 1. 教育訓練教材隨處放,無統整與規劃 2. 查詢資料花費很多時間 | 1. 訓練教材整齊,新人上手時間縮短為一天 2. 全文檢索搜尋節省10倍時間 |
手機行動版本 | 1. 僅能在辦公室工作 | 1. 隨時隨地行動辦公,增加執行力! |
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