功能名稱 | 導入前 | 導入後 |
人資管理 | 1. 會計需要個別把薪資條列印出來 2. 請假流程需要親自跑每關的簽呈 3. 月底統計薪資與出勤花3天 | 1. 可以減省紙張且隱密性較高 2. 請假流程E化,無需一關一關的跑簽核流程 3. 統計薪資與出勤0.5天 |
行事曆 | 1. 業務人員自行安排行程,主管無法掌握行蹤 2. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道 | 1. 顏色依事件區分、可夾帶附件 2. 提醒重覆的行程及查詢時間空檔 3. 分享行事曆,主管看到組員的行程 4. 電子郵件及系統訊息提醒 |
公告 | 1. Email通知開會,常有漏信狀況或人員無法即時知道 2. 紙張通知無法確認時效性,過往公告無法備份 3. 活動下架,員工沒注意到,造成訊息錯亂 | 1. 多媒體式公告,可放影片及圖片 2. 資料夾分權限、可夾帶附件、可經過審核後發佈 3. 狀態:立即發佈、草稿、已下架、指定時間 |
待辦事項 | 1. 口頭交辦,員工常常會忘記或疏忽 2. 主管無法掌握事情進度 3. Email交辦,常有漏信狀況或信件太多,查詢不易 | 1. 主管可清楚知道同仁事情的進度增加執行力 2. 清楚每個人回覆狀況及查看夾帶檔案 3. 人員指派才能看到此待辦,有權限劃分 4. 延遲日期主動提醒待辦所有人 |
電子簽核 | 1. 多花一個人力跑公文傳遞 2. 不同簽核流程易造成人員跑錯或簽核卡關累積太久 3. 無法得知目前處理者和處理狀況,當主管請假,事情就被迫 延後處理 | 1. 公文分類狀態,可設定代理人 2. 所有表單e化 ,方便雲端查詢,以及簽核處理狀況 3. 表單有提供計算式,方便統計 4. 內容有錯主管可做修改,系統會自動保留版本 5. 清楚知道簽核流程及每一個關卡停留時間 6. 節省紙張存放的儲存空間及遺失風險 |
表單設計 | 完全手寫,耗時又無法統一 | 1. 表單設計的欄位和word編輯器相似,方便上手 2. word內容複製貼上,讓同仁用原本熟悉的表單 3. 簽核流程設計:可設定條件跑多種不同流程關卡 |
簽核統計 | 1. 人工計算,花費人力成本 2. 人工計算容易出錯 | 1. 顯示的欄位可以自行設計 2. 表單月結統計ex:請假單、請款單、部門零用金 |
專案管理 | 1. 無法隨時掌握每個專案進度 2. 人工統計結案浪費時間 | 1. 甘特圖自動化,掌握專案進度且可和先前進度比較 2. 甘特圖可以直接與待辦事項做結合 3. 里程碑檢核點,確保專案順利進行,不延遲 |
知識庫 | 1. 教育訓練教材隨處放,無統整與規劃 2. 查詢資料花費很多時間 | 1. 訓練教材整齊,新人上手時間縮短為一天 2. 全文檢索搜尋節省10倍時間 |
手機行動版本 | 1. 僅能在辦公室工作 | 1. 隨時隨地行動辦公,增加執行力! |