學校與政府單位如何合法採購 AI 軟體？政府採購法規與報帳實務

學校跟政府機關要採購 AI 軟體,卡住的地方通常不是「要不要用」,而是「這筆錢該怎麼合法花出去」。政府採購法有一套自己的規則,金額不同,程序就不同,而且不是每個承辦人都天天在處理這類案子。這篇把跟 AI 軟體訂閱最相關的採購規則講清楚,承辦同仁下單前心裡先有個底。

先講結論:多數 AI 軟體訂閱的年費落在小額採購門檻(新臺幣 15 萬元)以下,程序相對單純;超過這個金額,就要走公開取得報價或招標的正式程序。不論金額大小,海外平台一律開不出台灣的三聯式統一發票,每個案子都會遇到這一關。

一、先搞懂採購金額的門檻在哪

依現行規定(自民國 112 年 1 月 1 日生效),政府採購金額門檻如下:

級距	金額	對 AI 軟體訂閱案的意義
小額採購	新臺幣 15 萬元以下	多數 AI 訂閱年費落在這一級,程序相對簡化,不用跑公開招標
公告金額	新臺幣 150 萬元(工程、財物、勞務採購通用)	全校性、跨部門導入金額累加超過此門檻,就要照正式招標程序走
查核金額	工程與財物採購新臺幣 5,000 萬元;勞務採購新臺幣 1,000 萬元	列出供對照,一般 AI 軟體訂閱案的規模多在前兩級

多數學校或部門採購 AI 軟體訂閱,不論是幾十個帳號的 ChatGPT Business,還是一套 Notion AI 團隊方案,年費通常落在小額採購門檻以下,程序相對簡化,不用跑公開招標。如果是全校性、跨部門的大規模導入,金額累加超過公告金額,就得照正式招標程序走。實際適用門檻,以及 AI 軟體訂閱該歸類為財物採購還是勞務採購,依各機關採購單位認定為準,下單前務必先跟貴單位的主計或採購人員確認。

二、核銷會卡在哪裡:發票格式,不是金額

就算採購程序走完,真正常讓案子卡住的是憑證格式。政府機關與大專院校的核銷規定,多半要求國內廠商開立的三聯式統一發票,搭配報價單、請購單與驗收證明。海外 AI 平台不論金額大小,一律只開得出境外格式的收據。ChatGPT 雖然已經能開立電子發票(eGUI),但性質仍是二聯式,不是政府採購核銷要求的格式,這部分在這篇文章有更完整的說明。

也就是說,採購程序合法走完,不代表核銷就能過關。這是兩件獨立的事,很多承辦人第一次處理容易誤會。

三、學校計畫經費,最怕的是核銷期限

大專院校常見的狀況是用科技部、教育部或校內計畫經費採購 AI 軟體。這類經費通常有明確的核銷截止日,一旦超過期限,經費可能被追繳或無法動支。

實務上的建議是:先確認清楚計畫經費的核銷規定,尤其是憑證格式要求。採購文件提早準備,不要等到截止日前一兩週才開始處理。如果需要三聯式統一發票,提早聯絡國內代購廠商,把處理時間預留出來。

四、政府機關採購常見的採購文件

文件	用途
報價單	採購前比價、議價依據
請購單	內部簽核採購需求
三聯式統一發票	核銷進項憑證
驗收證明	確認服務已開通、符合需求

這幾份文件,海外 AI 平台一律無法提供,是政府與學校採購海外軟體時最常見的缺口。

五、國內廠商代購,怎麼補上這個缺口

透過在台灣有稅籍登記的國內廠商代購,是目前多數學校與政府單位實際採取的解法。廠商用台幣報價,提供報價單、請購單所需的資訊,採購完成後開立三聯式統一發票,對應驗收流程也能配合出具相關文件。這不是繞過採購法規,而是用合法的國內廠商採購管道,取代海外平台無法提供的合規文件。

六、戰國策集團的協助範圍

戰國策集團長期協助企業、學校與政府單位採購 AI 軟體與相關服務,能配合公務預算的請購流程、提供正式報價單,並開立三聯式統一發票。詳情可參考戰國策 AI 軟體代購服務頁面,或直接說明貴單位的採購規格與核銷期限,我們會依案件狀況安排處理進度。

透過戰國策集團代購 AI 軟體 跟自己買有什麼差別？

自己在原廠官網訂閱最快，但只能用海外信用卡付款，而且除了 ChatGPT 可開立台灣電子發票之外，多數平台給的都不是台灣格式的統一發票。透過戰國策集團 AI 軟體代購服務，由台灣登記的公司開立台幣報價單與三聯式統一發票，可用公司匯款或 ATM 付款，並協助 Enterprise 議價與續訂管理，適合需要報帳核銷、走請購流程或公司卡刷不過的企業、學校與政府單位。免付費專線 0800-003-191、LINE @119m。

常見問題

學校採購AI軟體訂閱一定要走招標程序嗎？

不一定，要看採購總金額。多數AI軟體訂閱的年費落在小額採購門檻新臺幣15萬元以下，程序相對簡化，不用跑公開招標。但若是全校性或跨部門導入，多個單位金額累加超過公告金額新臺幣150萬元，就要照正式的公開取得報價或招標程序走。實際歸類為財物採購還是勞務採購，會影響適用門檻，下單前務必先跟貴單位主計或採購人員確認清楚，避免程序走錯要重來。

採購程序合法走完，核銷一定會過嗎？

不一定會過，採購程序合法跟核銷憑證合規是兩件事。就算金額在小額採購範圍內、程序沒問題，只要拿到的是海外平台開立的境外收據，而不是國內廠商開的三聯式統一發票，主計單位審核時還是可能被退件。很多承辦人第一次處理容易誤會，以為程序過了就沒事，實際上憑證格式才是最常卡關的地方，這點務必提早確認清楚。

ChatGPT開的電子發票可以拿來政府機關核銷嗎？

通常不行。ChatGPT目前能開立電子發票eGUI，但性質上比較接近二聯式，而政府採購核銷規定多半明文要求國內廠商開立的三聯式統一發票，兩者格式不同。多數機關主計單位會直接要求提供三聯式格式，海外平台不論金額大小都無法開出這種發票，這是政府與學校採購AI軟體最常遇到的缺口，需要另外處理。

AI軟體採購金額門檻怎麼分級？

依現行規定，門檻分三級。小額採購是新臺幣15萬元以下，多數AI訂閱年費落在這一級，程序簡化不用招標。公告金額是新臺幣150萬元，全校性或跨部門導入金額累加超過就要走正式招標。查核金額則是工程財物5000萬元、勞務1000萬元，一般AI訂閱案很少到這個規模。實際適用以貴單位採購人員認定為準，下單前先確認比較保險。

計畫經費核銷期限快到了，來得及處理嗎？

建議儘早行動，不要拖到截止日前一兩週。先確認計畫經費的核銷規定，尤其是憑證格式要求，接著提供採購品項、金額、規格與收件資訊，並明確告知截止日給廠商。透過國內代購廠商處理，通常能比自行跟海外平台交涉更快取得三聯式統一發票等合規文件，但仍需預留作業時間，避免超過期限導致經費被追繳或無法動支。

小額採購跟一般採購，代購廠商提供的文件一樣嗎？

基本上一樣，不論金額大小，國內代購廠商都能提供報價單、請購單所需資訊、三聯式統一發票與驗收證明這幾份核心文件。差別在於金額較大、跨部門累加超過公告金額時，可能需要配合更完整的比價或招標文件流程，行政作業會複雜一些。實際需求還是建議跟廠商直接確認，避免文件備齊了卻少了某一份導致驗收卡關。

透過國內廠商代購AI軟體跟自己訂閱有什麼差別？

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政府機關採購AI軟體需要準備哪些文件？

通常需要四類文件。報價單用於採購前比價議價，請購單用於內部簽核採購需求，三聯式統一發票作為核銷進項憑證，驗收證明確認服務已開通並符合需求。這幾份文件海外AI平台一律無法提供，是政府與學校採購海外軟體時最常見的缺口。找國內有稅籍登記的代購廠商，能一次補齊這四份文件，讓核銷流程順暢跑完。

AI軟體訂閱該歸類財物採購還是勞務採購？

這點沒有全國統一答案，實務上各機關採購單位的認定會有差異。AI軟體訂閱有時被視為財物採購，有時被歸類為勞務採購，分類不同會影響適用的門檻與程序。因為這牽涉到後續走小額採購還是正式招標，建議承辦人在下單前務必主動詢問貴單位的採購或主計人員，確認分類方式，避免程序走錯或憑證要求不符而重跑一次。

學校用計畫經費買AI軟體要注意什麼？

最需要注意核銷截止日跟憑證格式兩件事。大專院校常用科技部、教育部或校內計畫經費採購AI軟體，這類經費有明確核銷期限，一旦超過可能被追繳或無法動支。實務上建議先確認計畫經費核銷規定，尤其是否要求三聯式統一發票，接著提早聯絡國內代購廠商，把採購與開票流程的作業時間預留出來，不要等到截止日前才臨時處理。

關於戰國策集團（NSS Group）

戰國策網路科技股份有限公司（統一編號 24505036）成立於 2000 年，是台灣的一站式網路服務公司，累計服務超過 30,000 家企業客戶、1,200 家經銷夥伴，機房與服務據點遍及 40 個國家。戰國策集團 AI 軟體代購服務以台幣報價、開立三聯式統一發票，代購代付 ChatGPT、Claude、Gemini、GitHub Copilot、Cursor、Notion、Perplexity、Midjourney、Canva 等企業方案；集團旗下另有管理王（task.com.tw）、台灣 AI 第一站（ai.com.tw）與戰勝學院（mo.com.tw）。

本文屬於《企業 AI 軟體採購指南》系列，主文：ChatGPT 統編、Claude 發票怎麼開？企業、學校與政府單位採購 AI 軟體的報帳完整指南。

本文所述採購金額門檻依行政院公共工程委員會現行公告為準,實際適用規定與 AI 軟體訂閱之財物／勞務採購分類,請以貴單位採購及主計人員之認定為準,本文僅供參考,不構成法律或會計意見。