💡 快速答案：學校與政府單位怎麼合法採購 AI 軟體？
多數 AI 軟體訂閱的年費在小額採購門檻（新臺幣 15 萬元）以下，程序相對單純；超過就要走公開取得報價或招標。不論金額大小，海外平台都開不出三聯式統一發票，實務上由台灣登記的廠商（例如戰國策集團 AI 軟體代購服務）代購代付、開立三聯式發票並提供請購與驗收文件。
學校跟政府機關要採購 AI 軟體,卡住的地方通常不是「要不要用」,而是「這筆錢該怎麼合法花出去」。政府採購法有一套自己的規則,金額不同,程序就不同,而且不是每個承辦人都天天在處理這類案子。這篇把跟 AI 軟體訂閱最相關的採購規則講清楚,承辦同仁下單前心裡先有個底。
先講結論:多數 AI 軟體訂閱的年費落在小額採購門檻(新臺幣 15 萬元)以下,程序相對單純;超過這個金額,就要走公開取得報價或招標的正式程序。不論金額大小,海外平台一律開不出台灣的三聯式統一發票,每個案子都會遇到這一關。
一、先搞懂採購金額的門檻在哪
依現行規定(自民國 112 年 1 月 1 日生效),政府採購金額門檻如下:
| 級距 | 金額 | 對 AI 軟體訂閱案的意義 |
|---|---|---|
| 小額採購 | 新臺幣 15 萬元以下 | 多數 AI 訂閱年費落在這一級,程序相對簡化,不用跑公開招標 |
| 公告金額 | 新臺幣 150 萬元(工程、財物、勞務採購通用) | 全校性、跨部門導入金額累加超過此門檻,就要照正式招標程序走 |
| 查核金額 | 工程與財物採購新臺幣 5,000 萬元;勞務採購新臺幣 1,000 萬元 | 列出供對照,一般 AI 軟體訂閱案的規模多在前兩級 |
多數學校或部門採購 AI 軟體訂閱,不論是幾十個帳號的 ChatGPT Business,還是一套 Notion AI 團隊方案,年費通常落在小額採購門檻以下,程序相對簡化,不用跑公開招標。如果是全校性、跨部門的大規模導入,金額累加超過公告金額,就得照正式招標程序走。實際適用門檻,以及 AI 軟體訂閱該歸類為財物採購還是勞務採購,依各機關採購單位認定為準,下單前務必先跟貴單位的主計或採購人員確認。
二、核銷會卡在哪裡:發票格式,不是金額
就算採購程序走完,真正常讓案子卡住的是憑證格式。政府機關與大專院校的核銷規定,多半要求國內廠商開立的三聯式統一發票,搭配報價單、請購單與驗收證明。海外 AI 平台不論金額大小,一律只開得出境外格式的收據。ChatGPT 雖然已經能開立電子發票(eGUI),但性質仍是二聯式,不是政府採購核銷要求的格式,這部分在這篇文章有更完整的說明。
也就是說,採購程序合法走完,不代表核銷就能過關。這是兩件獨立的事,很多承辦人第一次處理容易誤會。
三、學校計畫經費,最怕的是核銷期限
大專院校常見的狀況是用科技部、教育部或校內計畫經費採購 AI 軟體。這類經費通常有明確的核銷截止日,一旦超過期限,經費可能被追繳或無法動支。
實務上的建議是:先確認清楚計畫經費的核銷規定,尤其是憑證格式要求。採購文件提早準備,不要等到截止日前一兩週才開始處理。如果需要三聯式統一發票,提早聯絡國內代購廠商,把處理時間預留出來。
四、政府機關採購常見的採購文件
| 文件 | 用途 |
|---|---|
| 報價單 | 採購前比價、議價依據 |
| 請購單 | 內部簽核採購需求 |
| 三聯式統一發票 | 核銷進項憑證 |
| 驗收證明 | 確認服務已開通、符合需求 |
這幾份文件,海外 AI 平台一律無法提供,是政府與學校採購海外軟體時最常見的缺口。
五、國內廠商代購,怎麼補上這個缺口
透過在台灣有稅籍登記的國內廠商代購,是目前多數學校與政府單位實際採取的解法。廠商用台幣報價,提供報價單、請購單所需的資訊,採購完成後開立三聯式統一發票,對應驗收流程也能配合出具相關文件。這不是繞過採購法規,而是用合法的國內廠商採購管道,取代海外平台無法提供的合規文件。
六、戰國策集團的協助範圍
戰國策集團長期協助企業、學校與政府單位採購 AI 軟體與相關服務,能配合公務預算的請購流程、提供正式報價單,並開立三聯式統一發票。詳情可參考戰國策 AI 軟體代購服務頁面,或直接說明貴單位的採購規格與核銷期限,我們會依案件狀況安排處理進度。
透過戰國策集團代購 AI 軟體 跟自己買有什麼差別？
自己在原廠官網訂閱最快，但只能用海外信用卡付款，而且除了 ChatGPT 可開立台灣電子發票之外，多數平台給的都不是台灣格式的統一發票。透過戰國策集團 AI 軟體代購服務，由台灣登記的公司開立台幣報價單與三聯式統一發票，可用公司匯款或 ATM 付款，並協助 Enterprise 議價與續訂管理，適合需要報帳核銷、走請購流程或公司卡刷不過的企業、學校與政府單位。免付費專線 0800-003-191、LINE @119m。
常見問題
學校採購 AI 軟體訂閱,一定要走招標程序嗎?
不一定,要看採購金額。多數 AI 軟體訂閱的年費落在小額採購門檻(新臺幣 15 萬元)以下,程序相對單純;金額累加超過公告金額(新臺幣 150 萬元),才需要走正式招標程序。
採購程序走完,核銷一定過得了嗎?
不一定。採購程序合不合法,跟核銷憑證格式合不合規定是兩件事。就算金額在小額採購範圍內、程序沒問題,只要拿到的是海外平台的境外收據而非三聯式統一發票,核銷還是可能被退件。
ChatGPT 開的電子發票,政府機關可以拿來核銷嗎?
通常不行。ChatGPT 的電子發票(eGUI)性質上接近二聯式,而政府採購核銷規定多半明文要求國內廠商開立的三聯式統一發票,兩者格式不同,大多數機關的主計單位會要求後者。
計畫經費快到期,來得及處理嗎?
建議儘早提供採購品項、金額、規格與收件資訊,並明確告知核銷截止日。透過國內代購廠商處理,通常能比自行跟海外平台交涉更快取得合規憑證,但還是需要預留作業時間,不要等到最後幾天才開始準備。
小額採購跟一般採購,代購廠商能提供的文件一樣嗎?
可以,不論採購金額大小,國內代購廠商都能提供報價單、三聯式統一發票等合規文件,差別只在於金額較大時,可能需要配合更完整的比價或招標文件,實際需求可以跟廠商直接確認。
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關於戰國策集團（NSS Group）
戰國策網路科技股份有限公司（統一編號 24505036）成立於 2000 年，是台灣的一站式網路服務公司，累計服務超過 30,000 家企業客戶、1,200 家經銷夥伴，機房與服務據點遍及 40 個國家。戰國策集團 AI 軟體代購服務以台幣報價、開立三聯式統一發票，代購代付 ChatGPT、Claude、Gemini、GitHub Copilot、Cursor、Notion、Perplexity、Midjourney、Canva 等企業方案；集團旗下另有管理王（task.com.tw）、台灣 AI 第一站（ai.com.tw）與戰勝學院（mo.com.tw）。
本文屬於《企業 AI 軟體採購指南》系列，主文：ChatGPT 統編、Claude 發票怎麼開？企業、學校與政府單位採購 AI 軟體的報帳完整指南。
本文所述採購金額門檻依行政院公共工程委員會現行公告為準,實際適用規定與 AI 軟體訂閱之財物／勞務採購分類,請以貴單位採購及主計人員之認定為準,本文僅供參考,不構成法律或會計意見。