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行動辦公室

電子簽核

完美管控功能

提升您的管理效率

員工可以有效地記錄各種個人資料,並且作快速搜尋及權限控制分享。常用的工具包括使用電子郵件來收發郵件,在行事曆記錄每天的行程,在記事本記錄各工作任務的詳細內容。只要開啟個人首頁,便可以一覽所有的最新資訊。

企業的知識管理員可以使用所見即所得編輯器,以圖文並茂方式呈現知識內容,並且附加相關的文件檔案。把各種知識文章分門別類,管理公司產品、服務或是企業文化的相關知識。全文關鍵字搜尋與文章的評分,可以有效地縮短員工尋找知識的時間。

所有的員工都可以透過EIP hosting來促進彼此之間的溝通,讓公司內部的資訊更快更有效的傳達給指定的員工。公司內部可以使用公告來發佈重要的訊息,同僚之間使用簡訊互相通信,主管秘書可以作開會通知,並且預約所需要的會議室及設備。

主管與員工之間的正式文件,都可以經過電子表單的簽核流程作妥善的處理。從常用的行政表單,到跨部門的計劃與審批申請,都可以一層一層(串簽)地送到指定的主管,並且知會相關人員。最新的表單狀態與修改內容都會自動收錄在歷史記錄中。

專案經理可以管理各個大小專案,有效地控制專案時程和分派工作任務。新的任務將會出現在被指派人員之待辦事項中。所有的開會記錄、待辦記錄(階段性任務)、聯絡人、相關文件檔案都清楚地列出,並且可以快速地搜尋相關資料。

系統管理員最關心的是如何維護一個運行中的系統, E I Phosting提供簡單易用的管理介面,讓管理者建立使用者帳號、設立群組、設定群組之間的資料分享、和觀察系統目前的使用狀況。另外還有線上備份與還原等強大的維護功能。

EIP 功能介紹

功能名稱功能描述
首頁* 個人重要訊息提示。
* 首頁區塊呈現設定。
主選單* 可由管理後台依據企業需要,自行調整選單內容與名稱。
* 可指定允許打卡的網段區域。
* 並可提供管理人員匯出csv檔供查核。
行事曆* 提供日曆、週曆、月曆的方式來檢視行事曆。
* 可快速新增一個事項,事項名稱、日期、起迄時間、重要
性、事項的分享對象、事項的重覆設定及提醒功能。
* 可進行假日管理。
* 可分享給特定對象或群組,讓同步工作的成員們能得知大
家的最新行程。
通訊錄* 管理客戶或朋友的聯絡資料,可以以 Outlook 匯入方式快速建立。
* 通訊錄資料可以搭配電子郵件快速存取聯絡人的電子郵件。
* 搭配簡訊模組(選購),發出手機的簡訊。(限台灣地區,需要申請手機簡訊門號)。
待辦事項* 可當作企業內部的工作交辦追蹤使用。
* 每一個事項皆可設定指派人,系統會自動告知該指派人。
* 每一個事項皆可設定是否公開,設為公開,則公司的相關成員皆可看到該事項,或者設定為私人事項,否則除了自己,任何人皆無法看到私人事項的內容。
* 執行人員可針對所被分派的工作進行回應並記錄所花費之工時,管理者可以輕易瞭解工作進度
備忘錄* 記事本的功能,讓建立者記載各個工作事項,及其完成狀態。
* 使用者可以把每週的工作,記錄它的工作名稱、描述、開始/結束日期、規劃時間、目前完成度等;如果有相關的檔案,也可以附加一個或多個檔案。
傳閱* 提供訊息的交流與傳達,可運用於會議紀錄、團購、訂便當等。可將這份傳閱傳送給每名使用者,使用者可給予回應或投票。當傳閱結束,可以很快的知道回應結果。
投票* 針對所有的企業員工,可以透過投票區來簡單設計各種意見收集。
公告* 可針對組織內部全部人員發公告。
* 針對特定的受文對象來做特定部門的公告發表。
* 提供公告定期下架機制,當下架時間一到,公告將自動變為過期公告。
訊息收發* 內部簡訊服務提供給各工作人員發送訊息的工具。
* 訊息內容可以插入圖片或檔案。
* 訊息的收件者可以是個人或是整個部門的員工,可同時送電子郵件。
* 申請簡訊門號後,可以使用簡訊模組發送手機簡訊。(限台灣地區)
電話紀錄* 記錄使用者在接到客戶或其他人員來電時的回應狀況。
如果尋找的對象不在,代接人員可以新增一筆電話記錄,敘述本次電話對談內容與時間,通知執行者應回電,或其他相關事項,除了避免執行人員忘了回覆,也省略一般口頭指示與回報所花費的溝通時間。
檔案管理* 提供員工網路硬碟空間。
* 建立部門資料夾,可以依據部門來設定,只有在權限允許的情況下例如該部門人員,才可以使用該檔案夾。
* 可將個人檔案在限定的時間內分享給他人。
* 檔案文件版本控管,不同版本文件可以追蹤留存。

功能名稱功能描述
電子郵件* 支援 IMAP POP3 電子郵件伺服器。
* 支援多國語言,並提供所見即所得編輯器撰寫文字格式豐富的電子郵件。
* 可同時收發多個電子郵件帳號。
* 可將電子郵件加入「知識庫」模組,加速知識的累積。
工作紀錄* 提供企業內部員工將每日工作紀錄。
* 支援權限管控,對應之主管或人員可以看到部屬或相關人員之工作紀錄。
* 工作紀錄可以上傳檔案。可以篩選工作紀錄,並將資料匯出。

會議管理模組* 可搭配待辦事項,行曆通訊錄、檔案管理模組使用。會議系統中擁有者與會議成員可以檢視的各項資訊,如進度、說明成員可利用此模組管理並監控會議的進行。
影音庫模組適合企業團體活動影音分享或是可企業內部教育訓練或SOP製作成動畫提供同仁線上閱讀學習。
出勤紀錄* 提供員工電子打卡。
* 支援選單權限群組管理。
* 可將外部網頁系統頁面連結,以開啟新視窗、取代目前視窗或是嵌入式視窗呈現。
資源預約* 可自訂預約用品的類型例如會議室、投影機等,讓組織資源租借及共享更方便提供照片上傳功能,讓用品租借時能即時預覽到用品影像。
* 檢視租借狀況時提供租借者及日期、時段、聯絡電話及租借用途。
* 租借時間已被佔用,系統自動提醒該時段無法租借。
企業雲端手機版本* 可用在Android和IOS系統的瀏覽介面,讓您隨時掌握最新雲端辦公室大小事情。

功能名稱功能描述
專案管理* 專案管理功能,有效地整合其它的功能模組(如待辦事項、行事曆、通訊錄等、文件資料),建立各種不分工作領域的專案。
* 可以設定專案經理與相關的專案團隊成員。
* 專案狀態可區分為規劃中、執行中、結案等不同狀態。
* 專案文件管理,可以依據不同的專案或非專案成員進行權限控管。
* 提供甘特圖檢視,可以快速了解專案進度。設定專案里程碑。
* 專案版本控管,讓專案經理可以一目暸然不同時期專案的變動。

功能名稱功能描述
知識庫* 提供文章的新增、發佈、評分以及評論。
* 能夠連結其他知識庫文章或是外部網站,並且附加檔案。
* 所使用者有的操作有詳實的紀錄保留。
* 可將不同的知識領域定義分類。
* 提供知識的快速搜尋以及檢索。
* 可以設定權限,選擇特定群組可以檢視的知識庫內容。
電子相簿電子相簿適合大量圖片的上傳與檢視,使用者可以將大量圖片打包Zip檔,上傳時系統會自動解壓縮檔案並製作成相簿。

功能名稱功能描述
電子簽核* 用樹狀結構顯示簽核狀態,草稿、待簽核、簽核中、完成待存檔、知會、經手表單、已存檔。
* 提供簽核、會簽、知會、交辦、加會簽、傕簽、駁回、抽單等功能。
*支援動態加會簽功能。
可設定代理簽核,顯示代理簽理及被代理簽核。
可選擇引用過往的簽文。
可附加檔案不限形式。
可做簽核常用片語設定。
表單設計* 使用者可以透過編輯器自行設定所需的表單,提供HTML與From型式的表單。
* 表單設計支援MS Word 轉貼,進行欄位設計。
* 可設定表單的簽核流程,提供預設模式、自由模式、指定模式三種流程。
* 表單的簽核流程,可以同時有多組的預設流程,可依據不同的表單內容跑簽核。
* 可以設定表單簽核時,誰可以修改表單的內容,修改的內容可以作版本管控。
* 可以設定子表單,讓表單可以依據作業需求,讓簽核人員啓動對應的子表單。
* 可設定表單分類,根據分類,設定使用者存取分類的閱讀與管理權限。
* 可自行設定表單單號規則與表單主題規則,方便簽核人員辨識。
簽核統計* 根據某張表單設計中, 各個欄位值的統計, 設定篩選條件,來算出總計或平均值。方便企業針對簽核後的表單進行報表製作。
API 系統整合介面* 管理者可以透過表單設計的外部系統整合開啟表單 API功能,使得表單功能能同時與其他異質系統達到雙向溝通的整合能力,並大大優化表單使用上的空間與彈性。此功能可解決公司多系統資料庫資訊串聯的問題。

功能名稱功能描述
文件管理模組*提供完整文件管理生命週期紀錄(新增、改版、下架),並且提供安全機制(如線上瀏覽文件或下載需要經過簽核)以及多角度搜尋功能(文件屬性、全文檢索…等)。

功能名稱功能描述
人力資源管理模組* 人員資料管理、出缺勤管理(出差管理、加班管理、打卡管理、請假管理)、出缺勤電子簽核管理、薪資發佈管理

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